HET VERHAAL VAN WAREGEM KOERSE… EN DAT VAN U!
JEAN-POL CAENEPEEL
Jean-Paul, intussen ben je met pensioen, maar kan je ons een overzicht geven van je professionele carrière?
“Zeker. Ik begon mijn opleiding bij de politie in Gent, ging dan naar Brussel en keerde terug naar de mobiele groep in Gent. Vervolgens kwam ik in Lennik terecht. Ik heb moeten kijken op de kaart waar dit lag. Ik was er een jaar en negen maanden en vroeg dan een post dichter bij huis. Zo werkte ik net geen 25 jaar in Kortrijk. De laatste elf jaar van mijn loopbaan voerde ik controle uit in gerechtelijke onderzoeken tegen politiemensen. Op mijn 56ste kon
ik met pensioen, maar dat vond ik te vroeg. Ik heb nog vier jaar de staat gediend en dan op mijn 60ste gestopt met werken. Thuis bleef ik ook nog actief en zo rolde ik Waregem Koerse binnen.”
Heb je een liefde voor paarden?
“Het vaderschap verplichtte mij daartoe. Mijn dochter startte met ponyrijden en dan paardrijden. Ze deed mee aan wedstrijden en we hadden op een bepaald moment drie paarden. Een paard hebben is iets, maar er bezig zijn is nog iets anders. Voor een puber is dat goed, want je leert hem of haar discipline. Je paard moet netjes zijn, de stallen proper, het bit gekuist, … Je moet er mee bezig zijn. Als kind reed ik ook paard en ik herbegon toen ik 50 jaar was.”
Wat trok je aan in de paardensport?
“Het is een gemeenschap op zich, met een grote sociale controle. Indien mijn dochter iets zou mispeuterd hebben, dan wist ik het een dag later. Het is een kleine, hechte groep en we reisden veel door België en in het buitenland. Veel leute, soms miserie, veel mooie verhalen.”
De stap naar Waregem Koerse was snel gemaakt?
“Mijn dochter is reeds jarenlang ondervoorzitster bij L’Equino. Ik hielp er af en toe, en nu nog. Zo stond ik plots bij Baron Casier tijdens een receptie op zijn domein. Hij vroeg of ik tijdens de week geen dag vrij had om te werken voor Waregem Koerse. De veiligheid moest worden aangepakt, vond hij. Door mijn carrière bij de politie was ik de juiste persoon. Ik dacht er even over na en besloot er op in te gaan. Ik maakte een heel dossier over wat goed en minder goed was. Een jaar later was ik verantwoordelijk voor de veiligheid. Geen kleine verantwoordelijkheid.”
Wat komt er allemaal kijken bij een veilige Waregem Koerse?
“Eerst en vooral kijk je waar er allemaal veiligheid moet ingebouwd worden. Een stevig draaiboek waar je op kan terugvallen wanneer iets gebeurt is cruciaal. Je moet ook personeel aanwerven dat die veiligheid kan waarborgen en aanpakken. Niet enkel eigen mensen, maar ook bewakingsagenten, stewards, … Zo’n draaiboek komt ook tot stand voor evaluaties, informatie en debriefings. Die puzzel is elk jaar complex, maar is wel nodig zodat je voor jezelf en voor anderen zekerheid inbouwt. Is het honderd procent waterdicht? Neen, er kan altijd iets gebeuren dat je niet onder controle hebt. Maar zo zijn we wel optimaal voorbereid.”
Hoe verloopt het contact met de hulpdiensten?
“Je staat altijd in nauw contact met stad Waregem, politie, brandweer, het Rode Kruis, … Dit alles wordt op de dag van Waregem Koerse gecoördineerd in een CP-OPS. Het is een unit van twee verdiepingen waar alle veiligheidsactoren zitten. Vanop de bovenste verdieping hebben we een goed zicht op het terrein. Ik zit er samen met Bart Eggermont, die verantwoordelijk is voor het organisatorische aspect. Wanneer moet de race starten? Wanneer moet die gestopt worden? Welke overgangen moeten dan dicht zodat niemand op de piste kan? Dit is het zenuwcentrum om de veiligheid onder controle te houden. Ik kom uit die wereld en weet hoe ik met de politie moet samenwerken. Tijdens mijn carrière moest ik vaak coördineren, daardoor ken ik veel politiemensen en is het leuk samenwerken. Ik begrijp hun jargon en zij begrijpen mij. Ik ben eigenlijk de verbindende persoon tussen de politie en Waregem Koerse.”
Wat houden de voorbereidingen concreet in?
“Ik sta in voor de veiligheid, ben secretaris en help in de organisatieteam. Dat zijn een vijftal mensen die de voorbereiding van Waregem Koerse op zich nemen. Ik neem ook onder meer de ticketing en accreditaties op mij. Heb je een bandje of badge nodig om binnen en buiten te kunnen? Dan kan je bij mij terecht. Let op, dat is een werkske. Je moet weten dat voor Waregem Koerse de hippodroom en het domein van Sport Vlaanderen worden samengevoegd. Normaal zijn dat twee aparte sites en voor de gelegenheid wordt dat een groot terrein. Dat zijn 32 poorten en toegangen, waardoor je de accreditaties moet voorzien van zeer specifieke toegangsrechten. Dat schema wordt elk jaar aangepast en geoptimaliseerd. Vorig jaar was er na de races nog een optreden van Frans Bauer, ter gelegenheid van 175 jaar Waregem Koerse. Dat duurde tot 23 uur, langer dan de normale omstandigheden. Je moet dan toegangsrechten verlengen op bepaalde locaties en op andere de rechten stoppen. En je moet ook weten waar je personeel wel of niet moet inzetten.”
Hoeveel mensen moet je inzetten?
“We werken met een 150-tal interne medewerkers. Mijn echtgenote ontfermt zich hierover zodat alles goed geregeld en in orde is. Voor al deze mensen moeten we namelijk de inschrijving, rsz, dimona, vrijwilligerswerk, verenigingswerk, … regelen. Nemen we er ook de externe medewerkers bij, zoals cateraars, technische leveranciers, … Dan loopt dat op tot 1.100 à 1.200 mensen.”
En je werk als secretaris?
“Er zijn zeker piekmomenten in de organisatie, maar vanaf oktober zwakt dit af en focus ik me op het secretariaatswerk. Intussen zijn we namelijk al bezig nieuwe offertes op te vragen bij alle leveranciers. Januari, februari en maart kunnen reeds druk zijn. Van april tot 29 augustus is het volle gas vooruit. De twee maanden voor Waregem Koerse ben ik er dagelijks mee bezig, soms zelfs meer dan twaalf uur per dag. Waanzinnig, als je weet dat het event slechts zeven uur duurt.”
Geniet je zelf van Waregem Koerse?
“Ik geniet van het werk en haal er voldoening uit. Verloopt alles vlot, dan ben ik tevreden. Al zijn er altijd kleine incidenten. Je kan niet alles onder controle hebben. Maar terwijl ik naar de race kijk, zit mijn hoofd bij de veiligheid en sta ik steeds in contact met anderen op het terrein. 35.000 mensen veiligheidshalve in bedwang houden is niet niets.”
Weet je op voorhand hoeveel mensen er aanwezig zullen zijn?
“Er is een maximum. We baseren ons op de voorverkoop. De dag zelf verkopen we nog tickets aan vier ingangen. Dat maakt het niet onmiddellijk controleerbaar op voorhand omdat je niet weet hoeveel mensen zich nog zullen aanmelden. We zullen de hoofdingang dit jaar ook verplaatsen naar het nieuw aangelegde stuk. Daar hebben we meer plaats om het publiek vlotter te verwelkomen.”
En wanneer de bezoekers naar huis zijn?
“Dan moeten nog tal van administratieve zaken geregeld worden. De avond van Waregem Koerse doe ik dat en de dag nadien ben ik ’s morgens vroeg al terug om alles netjes te maken. De maanden nadien komen de facturen binnen, duiken probleempjes op en volgen er verschillende debriefings. Vervolgens starten we met al die informatie vers in het hoofd aan Waregem Koerse 2024.”
Hoelang wil je je nog inzetten voor Waregem Koerse?
“Zolang mijn gezondheid het toelaat. Het is een prachtig eendagsevenement en uniek in zijn soort. Hier komen zoveel mensen samen voor de paarden, om samen te zijn met vrienden, om te genieten van de races, om te netwerken, … Waregem Koerse, dat draait rond uitstraling en dat begint zelfs al bij een mooi secretariaat.
© Alle rechten voorbehouden.
Niets uit deze uitgave mag
worden overgenomen zonder
voorafgaandelijke toestemming
van Studio Tornado.
Uitgever en grafisch vormgever
Rudi Devolder
T 0485 75 86 17
